Im Wintersemester 2021/22 habe ich meinen Bachelor in Kommunikationsdesign gemacht. Ich habe in knapp 5 Monaten eine komplette Verwaltungssoftware für moderne Bewerbungsverfahren im Alleingang konzipiert. So große Projekte organisieren ist gar nicht so schwer. Von der Idee über Recherche zu Konzept und Design in 3 Monaten und in weiteren 2 zu einem umfangreichen, visuellen Prototyp. Es war anstrengend und stressig. Doch ich habe dank meiner Projektplanung nie die Nerven verloren.
Mein Projektmanagement besteht aus 3 Detailstufen, ist aber ganz schnell gemacht und leicht in deinen Arbeitsprozess zu integrieren. Mit einer Monatsübersicht behalte ich die gesamte Zeit, große Deadlines und die Projektphasen im Blick. Mit einer Wochenansicht teile ich mir ein, was ich täglich in Angriff nehmen möchte oder muss, um gut voranzukommen. Und dann benutze ich Brain Dump und To-Do Listen, um Ideen zu notieren, den Kopf frei zu haben und Teilbereiche des Projektes in Einzelheiten ausarbeiten zu können.
Ich möchte dir ganz genau erklären, wie das funktioniert. Außerdem habe ich Freebies, kostenlose PFDs, zum Download vorbereitet, damit du direkt mit deiner eigenen Projektplanung loslegen kannst.
Ruhe bewahren.
Zeit- oder Projektmanagement Tools sind super hilfreich. Sie können aber falsch benutzt auch genau das Gegenteil bewirken: nämlich, dass du dich überfordert und gestresst fühlst. Um Stress zu vermeiden, helfen mir diese 4 Dinge:
Pausen machen.
Plane Pausen wie einen Termin direkt mit ein oder stelle dir selbst Regeln auf. Partner:in, Freund:innen oder Familienmitglieder können dir dabei helfen dich daran zu erinnern. Ich habe jeden Tag eine einstündige Mittagspause gemacht und nach 18 Uhr wird nicht mehr gearbeitet. Der Sonntag ist frei – komme was wolle. Und am Samstag sind nur maximal 2h erlaubt.
Nimm dir nicht zu viel vor.
Ich finde, nichts demotiviert mehr, als die eigenen Vorhaben nicht zu schaffen. Deshalb plane ich lieber bescheiden und freue mich dann, wenn ich die Aufgabe für morgen schon heute anfangen konnte. Die Vorlagen, die ich dir kostenlos zum Download anbiete, sind deshalb absichtlich platzsparend angelegt.
„Kill your Darlings.“
Dieser Ausspruch kommt aus der Literatur. Im ursprünglichen Kontext meint er, dass man sich von Textpassagen trennen soll, wenn sie einem ans Herz gewachsen sind, sie aber nichts zur Geschichte beitragen. Übersetzt: wenn du eine Idee hast, die dein Projekt nicht voranbringt, dann lass es sein. Baue zunächst die Basis auf. Es muss funktionieren, bevor du dich um erweiterte Features oder Dekoration kümmerst.
Belohne dich.
Nicht nur am Ende eines Projektes, sondern auch zwischendurch solltest du dir selbst sagen, wie gut du dich schlägst und dass du jetzt etwas Besonderes verdient hast. Mach einen schönen Ausflug, gehe schick Essen, nimm dir ein bisschen Zeit nur für dich oder mit deinen Liebsten. Lass dich verwöhnen. Danach fühlst du dich viel besser und es kann motiviert weiter gehen. Auch hier können dir deine Lieblingsmenschen helfen. Mein Mann hat zwischendurch, als mir die Decke auf den Kopf fallen wollte, spontan ein Wochenende in einer anderen Stadt gebucht. So war ich 3 Tage weg von diesem Chaos.
Nun aber zu den Tools die ich über das Studium hinweg für mich entdeckt habe und die mir im Bachelor den Hintern gerettet haben:
Monatsübersicht – Deadlines und Projektphasen planen.
Mit den Monatsübersichten skizziere ich den gesamten Projektzeitraum. Im Fall meiner Bachelorthesis waren das 3 Monate bis zur Abgabe, 2 Monate bis zur Verteidigung/Präsentation/Prüfung und weitere 4 Wochen bis zur Abschlussausstellung. Ich brauchte also eine Übersicht mit insgesamt 6 Monaten.
Ich schreibe einfach die Zahlen 1 bis 28,29,30 oder 31 – je nach Monat – untereinander und unterstreiche die Wochenenden. Ereignisse, die meinen Zeitplan beeinflussen werden (z.B. Feiertage, Arzttermine, andere Projekte, Jobs etc.), umrahme ich, damit ich einen optischen Anhaltspunkt habe, wie viele Tage mir tatsächlich zur Verfügung stehen. Daneben lasse ich etwas Platz. Dort trage ich als erstes die wichtigsten Deadlines, Termine oder Prüfungen schriftlich ein. Und zum Schluss verteile ich die Projektphasen wie auf einem Zeitstrahl.
Bei den Projektphasen ist es wichtig rückwärts zu planen. Ich hatte am Dienstag, 23. November meine Thesis-Abgabe. Also habe ich die Deadline für „Drucken“ auf den Dienstag den 16. November gelegt. Die Woche davor hatte ich für Korrekturlesen und Finalisierung reserviert und so weiter. So kannst du dich vortasten und realistisch einschätzen, wie viel Zeit du dir für die ersten Projektphasen nehmen kannst.
Rechne außerdem bei jeder Projektphase einen Puffer ein. So ein Puffer sollte je nach Aufwand ausgewählt werden. Wenn du zum Beispiel dein Projekt drucken lassen möchtest, musst du einschätzen, wie lange die Bestellung, der Druck und die Lieferung dauern. Genau diese Dauer rechnest du als Puffer, damit du im Fall eines Fehlers noch einmal drucken kannst.
Für ein besseres Zeitgefühl streiche ich jeden vergangenen Tag durch. So habe ich eine Fortschrittsanzeige.
Hier kannst du dir deine kostenlose PDF mit meiner Monatsübersicht herunterladen.
Wochenübersicht – Die täglichen Aufgaben planen.
Bevor ich eine Woche beende, nehme ich mir 10 Minuten, um den Plan für die nächste Woche zu erstellen. So muss ich mich Montag morgen, müde und verpeilt, nicht daran erinnern, womit ich am Freitag aufgehört habe. Ich arbeite mit meiner tabellarischen Ansicht in der für jeden Tag eine Zeile mit jeweils einem Fenster für „Aufgaben und Termine“ und „Notizen“ reserviert ist.
Wieder trage ich zunächst die Termine ein, die unumstößlich sind (Job, Arzttermine etc.). Die hebe ich farblich hervor, um sie nicht mit meinen Projektaufgaben zu verwechseln. Um diese Termine herum schreibe ich die aktuellen Aufgaben.
Die Aufgaben formuliere ich sehr allgemein, um möglichst flexibel bleiben zu können. So setze ich mich nicht unter Druck. Ich kann schließlich nicht jeden Tag gleich produktiv, kreativ oder motiviert sein kann. Die Felder dafür sind bewusst klein gehalten. Du sollst hier nämlich keine Romane oder ellenlangen Listen verfassen. 2 oder 3 Stichpunkte reichen aus, um dir selbst einen Anhaltspunkt zu geben, was ansteht.
Eine Aufgabe, die ich bearbeitet habe – egal ob fertig oder nicht – streiche ich durch. Aus dem Strich wird ein Pfeil, der in die Notizen führt. Dort notiere ich mir, wie der Fortschritt aussieht. Aufgaben, die ich nicht bearbeitet habe, bleiben stehen. Ein Pfeil führt mein Auge aber wieder in die Notizen und ich schreibe mir auf, warum aus meinem Vorhaben nichts geworden ist.
Mir tut es gut jedes Vorhaben am Ende des Tages ganz kurz kommentieren. So kann ich später nachvollziehen, welche Projektphasen mir schwergefallen sind, wann es mir nicht gut ging und wann ich so richtig Gas gegeben habe.
NUTZE GERNE DIE VORLAGE FÜR DIE WOCHENPLANUNG, DIE ICH MIR ERSTELLT HATTE.
Brain Dump und To-Do Listen – Einen klaren Kopf behalten.
Ich nutze Brain Dump und To-Do Listen erst im späteren Verlauf des Projektes. Mich am Anfang hinzusetzen und erraten zu wollen, was nach und nach zu tun ist, ist Zeitverschwendung. Große Projekte sind oft unberechenbar und es tun sich Aufgaben auf, an die man zu Beginn gar nicht gedacht hat.
Doch je älter ein Projekt wird, desto häufiger laufen mir kleine Details über den Weg die schreien: „Verbessere mich! Jetzt!“. Das unterbricht jedes Mal den aktuellen Arbeitsfluss … Um meinen Flow nicht zu unterbrechen und gleichzeitig mich nicht daran erinnern zu müssen, wo überall nachgebessert werden muss, führe ich Brain Dump und To-Do Listen.
Brain Dump Liste
Wörtlich übersetzt heißt „Brain Dump“ „Gehirn Deponie“. Das ist ein sehr treffendes Bild. Sobald mir eine Idee, eine Frage, ein Geistesblitz oder ein Fehler über den Weg läuft, lade ich ihn auf einer digitalen Notizenapp, meiner „Deponie“, ab. Komplett unformatiert, ungefiltert, einfach weg damit, raus aus dem Kopf. Mein Hirn muss nicht mehr dran denken und der Gedanke selbst geht nicht verloren.
To-Do Listen
Jeden Abend ist mein letzter Schritt die Notizen aus meiner „Gehirn Deponie“ zu sortieren, zu überdenken und in eine klare Struktur mit konkreten Aufgaben zu bringen. Die Brain Dump Liste ist dadurch jeden Morgen wieder leer. Das ist auch der Grund, warum es nur eine Brain Dump Liste aber mehrere To-Do Listen geben kann.
Die Aufgaben schreibe ich so detailliert auf, dass ich auch in 2 Wochen noch weiß, was ich meinte. Ganz nach dem Prinzip: Was ist zu tun? Wo finde ich die Baustelle? Und wie gehe ich das am besten an? Fertige Aufgaben hake ich ab und Aufgaben, die sich von selbst erledigt haben, streiche ich durch – nicht entfernen, für den Fall, dass sie doch noch einmal relevant werden.
To-Do Listen arbeite ich immer dann ab, wenn ich entweder gerade unkreativ bin und einfach nur etwas schaffen möchte oder nicht genug Zeit ist, um etwas neues anzufangen. Auf einer To-Do Liste lässt sich immer etwas für die aktuelle Laune oder das gegenwärtige Zeitfenster finden.
Zusammenfassung
- Am Anfang deines Projektes erstellst du einmal die Monatsübersicht mit allen feststehenden Terminen, Feiertagen, Deadlines und Projektphasen. Streiche vergangene Tage durch, um optisch verfolgen zu können, wie viel Zeit dir noch bleibt.
- Am Ende einer jeden Woche nimmst du dir 10 Minuten Zeit, um die nächste Woche zu planen. Plane immer um Termine, die bereits feststehen. Nimm dir lieber weniger vor und freue dich, wenn du mehr geschafft hast. Formuliere Aufgaben allgemein, um dich nicht selbst unter Druck zu setzen und notiere dir deinen Fortschritt.
- Versuche dir nicht alles zu merken, sondern nimm dir Brain Dump und To-Do Listen zur Hilfe, wenn du merkst, dass du dich nicht mehr auf das Wesentliche konzentrieren kannst.
Wenn doch mal alles anders kommt.
Projektmanagement schützt dich nicht vor großen Pannen oder Verzögerungen, weil du krank wirst oder dein Konzept über den Haufen wirfst. Auch ich habe meine Monatsübersicht im Bachelor nach 2 Monaten noch einmal neu gemacht, weil sich mein Fokus und damit die Projektphasen verschoben hatten. Aber es wird dir helfen die Ruhe zu bewahren. Schließlich hast du 3 großartige Werkzeuge an der Hand, durch die du ganz genau weißt, wie viel Zeit dir noch bleibt.
Du möchtest noch mehr Organisationstipps und Ideen für eine aktive Kreativität? Dann schau doch mal in der Kategorie „Kreativ und Produktiv“ auf meinem Blog vorbei.
